Hướng dẫn sử dụng Hóa đơn điện tử VNPT

Hóa đơn điện tử VNPT giải pháp thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử là giải pháp thay thế hóa đơn giấy, giúp các Tổ chức, Doanh Nghiệp có thể tự phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ, lưu trữ hóa đơn dễ dàng, an toàn, tiện lợi và tiết kiệm chi phí...

Hóa đơn điện tử VNPT giúp thuận tiện hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hóa đơn, đơn giản hóa việc quyết toán thuế, thuận lợi cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý thuế.

Hướng dẫn các bước khởi tạo, phát hành, tra cứu... trên hệ thống hóa đơn điện tử VNPT

Phần 1: Hướng dẫn sử dụng Menu hệ thống hóa đơn điện tử VNPT

Menu Hệ thống bao gồm:

Mẫu hóa đơn đăng ký: Kiểm tra xem hóa đơn khi lên hệ thống có bị lệch dòng hay không

Chữ ký số: Kiểm tra số serial trên giấy chứng nhận và hệ thống hóa đơn điện tử đã khớp với nhau chưa để tiến hành khai báo hóa đơn điện tử

Thông tin đơn vị: Kiểm tra thông tin đồng thời kiểm tra địa chỉ email qua đó gửi mail hóa đơn điện tử bằng mail đã khai báo thông tin

Quản trị người dùng: Thêm người sử dụng để quản lý hệ thống và phân quyền quản lý

Phần 2: Hướng dẫn khởi tạo quyết định và thông báo phát hành hóa đơn điện tử VNPT

Menu Đăng ký phát hành bao gồm:

Quyết định phát hành

Thông báo phát hành

Quản lý thông báo phát hành

Phần 3: Hướng dẫn khởi tạo và thông báo phát hành hóa đơn điện tử VNPT

Phần 4: Hướng dẫn khởi tạo danh mục hệ thống hóa đơn điện tử VNPT

Menu Danh mục bao gồm:

Khách hàng: Quản lý và nhập thông tin khách hàng

Upload khách hàng: Tải thông tin khách hàng hàng loạt

Quản lý sản phẩm: Quản lý và nhập thông tin sản phẩm

Upload sản phẩm: Tải thông tin sản phẩm hàng loạt

Quản trị mail: Quản lý mail đã gửi cho khách hàng

Danh sách nhân viên: Quản lý danh sách nhân viên được

Phần 5: Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử VNPT

Menu Lập Hóa Đơn bao gồm:

Danh sách hóa đơn

Upload hóa đơn tạo mới

Phần 6: Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử VNPT

Menu Chuyển đổi hóa đơn

Phần 7: Hướng dẫn nghiệp vụ xử lý hóa đơn điện tử VNPT

Menu Xử lý hóa đơn bao gồm:

Hóa đơn thay thế

Hóa đơn điều chỉnh

Lập hóa đơn thay thế

Lập hóa đơn sửa đổi

Lập báo cáo hủy Hủy HĐ(không thay thế,sửa đổi)

Phần 8: Hướng dẫn báo cáo thống kê hóa đơn điện tử VNPT

Menu Thống kê bao gồm:

Tình hình sử dụng HĐ

Bảng kê hóa đơn hàng tháng

Báo cáo thay thế hóa đơn

Báo cáo sửa đổi hóa đơn

BÁO CÁO HỦY HÓA ĐƠN

Lưu ý: Số hóa đơn chỉ được cấp phát khi thao tác phát hành hóa đơn thành công (ký số điện tử thành công).

Phương án ký số trên hóa đơn điện tử có 2 cách sau:

⇒ Ký số dùng USB-Token: Người dùng bắt buộc phải luôn mang theo thiết bị bên mình, Ký số lần lượt và tốc độ ký chậm, ~ 4-5 hóa đơn/phút, tại một thời điểm chỉ có 01 người sử dụng, không thể phân quyền rộng rãi và chi tiết cho từng bộ phận sử dụng. Phù hợp với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn sử dụng hàng tháng ít. Lưu ý: có thể dùng USB-Token của tất cả các nhà cung cấp dịch vụ CA tại Việt Nam. Doanh nghiệp có thể đăng ký mới để chuyên ký số hóa đơn hoặc dùng chung USB-Token đang kê khai thuế điện tử để tiết kiệm chi phí.

⇒ Ký số dùng HSM (Hardware Security Module): Ký số tập trung, người dùng không phải mang thiết bị ký số như USB Token.Nhiều bộ phận thực hiện ký số cùng lúc, phân quyền sử dụng cho các bộ phận liên quan dễ dàng. Ký số tốc độ cao & ký đồng thời đảm bảo nguyên tắc số hóa đơn liền dãy - liên tục theo trình tự thời gian, tốc độ lên đến 1,500 hóa đơn/giây. Phù hợp với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn phát hành nhiều, đa điểm phát hành hóa đơn ( công ty có nhiều chi nhánh).